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Évaluation
1er janvier 2003
Il est de bonne règle de procéder à une
évaluation après la fin d'un projet, lorsque les utilisateurs ont bien pris le
produit en main : cela permet de tirer les leçons de l'exercice, et de faire
progresser les méthodes en vue des projets futurs. Il est cependant très rare
que les entreprises procèdent à de telles évaluations : lorsqu'un projet est
terminé, l'attention est attirée par d'autres projets ; puis, si le projet a
connu des épisodes pénibles (allongement des délais et du coût, suppression
de fonctionnalités), on préfère ne pas "retourner le couteau dans la
plaie" et ne pas "faire la chasse aux coupables", on laisse
"les cadavres dans les placards". En cours de route, on avait parfois
sanctionné les "porteurs de mauvaises nouvelles", et on pense
rarement à les réhabiliter - si même on ne leur fait pas porter la
responsabilité des échecs qu'ils avaient annoncés.
Les
trois composantes de l’évaluation
Pour
évaluer un projet, il convient de répondre aux trois questions suivantes :
1) Le produit fournit-il le
service attendu ?
2) Le projet s’est-il bien déroulé ?
3) Quelles leçons doit-on tirer du déroulement du projet ?
Nous
proposons ci-dessous une check-list de l'évaluation.
1) Le
produit fournit-il le service attendu ?
Une première évaluation a été fournie par la
recette fonctionnelle ; il faut la compléter, après la mise en oeuvre du
produit, en s'assurant que le service
est efficace en regard des exigences professionnelles. Une enquête auprès
des utilisateurs permettra de s'assurer
de la pertinence des spécifications fonctionnelles et de la bonne insertion
du produit dans le SI : est-elle « sans couture » ? pose-t-elle
problème (doubles saisies, difficultés de codage et de vérification,
performances ?
On
pourra ainsi voir des faiblesses
que la mise en exploitation révèle, mais qui n’avaient pas été perçues
lors de la recette ou du site pilote.
Si l'on
détecte de telles faiblesses, sont-elles tolérables ou faut-il préparer une
évolution fonctionnelle du produit ?
2) Le
projet s'est-il bien déroulé ?
La réalisation a-t-elle été conforme en termes
de qualité (fonctionnalités,
performances) ;
de délais de livraison ;
de coût ?
Si des dépassements par rapport aux engagement
initiaux se sont produits, sont-ils acceptables ? Peut-on
estimer rétrospectivement que l’on aurait dû choisir un autre fournisseur
parmi ceux qui avaient répondu à l’appel d’offres ? Aurait-il été plus
raisonnable d’arrêter le projet en cours de réalisation ?
Le coût d’exploitation auquel l’entreprise
devra faire face est-il celui qui avait été prévu ? Il faut à ce stade
réévaluer le coût d’exploitation,
le coût du maintien en condition opérationnelle
et le coût de la maintenance
évolutive : s'il apparaissait que ces coûts sont trop élevés, une réforme
du produit deviendrait nécessaire.
La solution technique mise en œuvre est-elle
conforme à l’état de l’art? Si
l’on avait à traiter le problème maintenant, choisirait-on la même solution
? Au cas où l’on retiendrait une autre solution, quelles seraient les différences
en matière de coût de réalisation et de coût d’exploitation ? Faut-il
envisager de refaire prochainement le produit selon une nouvelle solution moins
coûteuse ? Quelle est la durée de vie que l’on peut lui attribuer ?
Les relations avec le fournisseur ont-elles été
correctes ? Peut-on envisager de
travailler de nouveau avec lui ?
Le comportement de l’entreprise a-t-il été
correct :
- du côté de la maîtrise d’ouvrage
:
qualité, stabilité et délai
de fourniture des spécifications
, réactivité en réponse aux
questions de la maîtrise d’œuvre et du fournisseur
, qualité de la recette
fonctionnelle, qualité du déploiement, de la formation des utilisateurs
- du côté de la maîtrise d’œuvre
: qualité de l’insertion du
produit dans le système d’information, stabilité des spécifications
techniques
; réactivité en réponse aux
questions du fournisseur
; qualité de la recette
technique
3) Quelles
leçons tirer du déroulement du projet ?
En cas de dépassement des coûts et délais :
avait-on été trop optimiste dans les
évaluations initiales ?
le fournisseur avait-il pratiqué
le dumping ?
la conduite du projet a-t-elle
été laxiste ?
En cas de carences du côté de l’entreprise :
quels sont les points à améliorer dans
l’organisation de la conduite de projet : le fonctionnement des comités
de pilotage et de suivi ? la répartition des responsabilités entre la maîtrise
d’ouvrage et la maîtrise d’œuvre ?
Quels
sont les points à améliorer dans les méthodes utilisées : le reporting, les alarmes, le suivi
d’avancement, le suivi des risques ?
le suivi de l’application des
décisions ? les procédures
d’arbitrage ?
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