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Pour un suivi de projet efficace

24 octobre 2002

Le client (maître d'ouvrage) doit disposer d’une documentation lui permettant de percevoir clairement le contenu et le déroulement du projet ; cette documentation doit être d’une lecture facile, ce qui implique de la simplifier au maximum.

Nous décrirons ci-dessous la documentation initiale (fournie au lancement du projet) et sa tenue à jour.

Documentation initiale

Pour que le client puisse suivre efficacement un projet, il faut qu’il dispose tout d’abord d’une description du projet comportant :

1)      une vue d’ensemble du projet (2 pages),

2)      une fiche économique décrivant poste par poste l’ensemble des dépenses associées au projet (y compris celles suscitées par les opérations non spécialement informatiques, comme la formation des utilisateurs, la mise à niveau des réseaux télécoms etc.) ainsi que leurs échéances,

3)      la liste des échéances cruciales (lots) et des livrables correspondants,

4)      pour chaque lot une fiche (1 ou 2 pages) décrivant son contenu et son coût et comportant si besoin est des liens vers des documents plus détaillés :

La fourniture des documents détaillés est facultative. Leur utilité est surtout de permettre au fournisseur de décrire les détails techniques qu’il juge importants, mais qui n’intéressent pas le client. Le client se contentera le plus souvent des fiches succinctes décrivant les lots et livrables.

L’ensemble de cette documentation sera commodément placée sur un serveur Intranet.

Tenue à jour de la documentation

L’important est de garder en mémoire la description initiale du projet, et visualiser les décalages survenant tant sur les échéances et les dépenses que sur le contenu des livrables. Il faut pour cela établir des graphiques et documents mis à jour périodiquement (selon les délais et l’importance du projet, il faudra prévoir une mise à jour par semaine, ou par mois, ou par trimestre).

Tenue à jour des dépenses

Le graphique suivant fait apparaître les dépenses réalisées [1] et les éventuelles modifications des estimations du montant et des échéances des dépenses futures.

Tenue à jour des délais

Le graphique permettant la tenue à jour des délais peut se présenter sous la forme suivante : 

La "droite à 45 degrés" représente le déroulement du temps. La date prévue pour l'achèvement de chaque opération est représentée sur un symbole. Les révisions périodiques des dates prévues apparaissent ainsi sur une ligne correspondant à la date de la révision. Lorsque l'opération est terminée, la courbe qui la représente rejoint la "droite à 45 degrés". 

Le décalage des dates de livraison prévues est visualisé par la ligne qui joint les symboles représentant les dates prévues pour un lot ; cette ligne se dirige vers le haut d’autant plus vite que le décalage est plus fort.

Ce graphique est un puissant outil de communication entre client et fournisseur : le client est fondé à demander si la date de livraison finale reste réaliste lorsque les dates de livraison des lots initiaux se décalent vers le futur. L’existence de ce graphique, qui présente à la fois la situation prévue initialement, la situation actuelle, et la façon dont on est parvenu de l’une à l’autre, incite le fournisseur à tenir ses délais.

Tenue à jour des livrables

Il ne suffit pas de contrôler les délais : il faut aussi s’assurer du contenu des livrables (sinon, il serait trop tentant de tenir les délais en faisant glisser le contenu d’un livrable vers le livrable suivant). La mise à jour de la documentation doit indiquer en rouge (car cela doit sauter aux yeux) la date et le contenu de chacune des modifications éventuelles d’un livrable par rapport à sa définition initiale :

La fourniture initiale de la documentation décrite ci-dessus, puis sa tenue à jour, donnent au client la possibilité de suivre la réalisation du projet sans pour autant se noyer dans les détails techniques qui ne l’intéressent pas. La qualité de la tenue à jour de cette documentation doit faire l’objet d’une clause du contrat entre le fournisseur et le client, et doit engager la responsabilité du fournisseur.


[1] Par « dépenses réalisées », on entend non pas les décaissements ni les engagements ni les factures reçues, mais l’estimation économique du coût des travaux effectivement réalisés à la date d’évaluation de la dépense. On peut faire figurer dans des annexes, si on le juge utile, les données strictement comptables (factures reçues, décaissements etc.).